Trois options pour les employeurs étrangers désirant engager des télétravailleurs au Canada

Devant l’explosion du télétravail, les recruteurs se limitent de moins en moins à une ville, à un État ou à un pays en particulier, et de nombreux employeurs lorgnent l’important bassin de main-d’œuvre qualifiée que représente le Canada.

Important à savoir

• Les employeurs non canadiens qui embauchent directement des citoyens canadiens sans créer d’entité juridique canadienne peuvent se retrouver en situation de non-conformité aux règles sur la paie et les impôts.
• Pour engager des télétravailleurs canadiens, l’entité étrangère peut, entre autres, s’inscrire comme employeur non résident, engager un entrepreneur indépendant ou recourir à une agence de location de personnel permanent.

À l’extérieur du pays, on se demande souvent comment embaucher un citoyen canadien pour du télétravail.

L’entité étrangère qui souhaite recruter une personne au Canada sans créer d’entité juridique canadienne ne peut pas simplement l’embaucher et l’ajouter à sa liste de paie normale. Autrement, elle enfreindra vraisemblablement les règles sur la paie et les impôts en vigueur au pays (p. ex., les lois canadiennes imposent la perception et le versement de retenues sur la paie). Les infractions en question peuvent donner lieu à des pénalités et à des amendes, pour l’employeur comme pour l’employé.

Quelques options s’offrent aux employeurs, et chacune comporte des avantages, des inconvénients et des écueils potentiels.

Quelles sont ces options? Nous en décrivons trois ci-dessous.

Inscription comme employeur non résident

Certaines entités étrangères peuvent s’inscrire en tant qu’entreprises non résidentes au Canada. En effet, l’Agence du revenu du Canada (ARC) autorise les entités étrangères à s’inscrire auprès d’elle pour obtenir un numéro d’entreprise et un numéro de paie, obligatoires aux fins de recrutement. L’entité étrangère qui dispose de ces numéros peut légalement traiter la paie d’une personne au Canada en versant les sommes requises à l’ARC et aux autres autorités gouvernementales.

Les entités qui empruntent cette avenue confient habituellement l’administration de la paie du personnel canadien à un tiers spécialisé.

L’inscription comme employeur non résident permet d’embaucher directement un nombre illimité de Canadiens et de traiter la paie de ces personnes sans constituer d’entité juridique canadienne distincte.

Elle peut toutefois engendrer des problèmes sur le plan de la fiscalité des sociétés, notamment si, en raison du type de travail effectué au Canada, l’entité est réputée avoir un établissement stable au pays. Par exemple, si l’employé occupe des fonctions de vente lui donnant l’autorité de passer des contrats au nom de l’entité étrangère, celle-ci risque d’être réputée avoir un établissement stable au pays, auquel cas elle devra produire chaque année une déclaration de revenus des sociétés au Canada. Il se peut aussi que l’entreprise doive s’inscrire aux fichiers de la taxe sur les produits et services (TPS) et de la taxe de vente harmonisée (TVH) ou de la taxe de vente provinciale.

Cela dit, cette option convient à l’embauche de personnes qui se trouveront physiquement au Canada, mais serviront l’entité étrangère. L’entreprise risque peu d’être réputée avoir un établissement stable au pays si elle recrute des ingénieurs en logiciel, des programmeurs ou d’autres professionnels des TI.

Entrepreneurs indépendants

Dans certains cas, l’entité étrangère peut engager un Canadien à titre d’entrepreneur indépendant. Il s’agira non pas d’un employé, mais d’un fournisseur, qui percevra des taxes sur ses services. Le principal risque réside ici dans la catégorisation. En effet, si les autorités fiscales jugent que la personne n’est pas un entrepreneur indépendant, mais bien un employé, des amendes et des pénalités considérables peuvent être imposées aux deux parties. Précisons que les lois relatives à l’emploi et aux normes du travail peuvent occasionner d’autres risques.

Agences de services de portage salarial

La dernière option s’offrant aux entités étrangères consiste à s’adjoindre les services d’une agence de services de portage salariale (EOR), qui deviendra l’employeur officiel de la personne employée au Canada. L’agence l’embauchera par l’intermédiaire de sa propre entité canadienne, puis l’affectera à l’entité étrangère.

Rapide et efficace d’un point de vue administratif, le service de portage salarial est cependant associée à un coût élevé, qui varie généralement entre 10 et 15 % de la rémunération de l’employé. Il faut aussi tenir compte des risques courants : le recours à une agence n’exempte pas l’entité étrangère de toutes les obligations en matière d’emploi prévues dans les lois canadiennes.

À noter que le recours à une agence peut restreindre la capacité à verser certaines primes ou unités d’actions incessibles, puisque l’entité étrangère n’a pas le statut d’employeur direct. Il peut aussi y avoir des problèmes au moment d’attribuer à l’entité étrangère la propriété intellectuelle produite par l’employé, car c’est entre lui et l’agence qu’est conclu le contrat de travail.

Points à retenir

Les lois et règlements du Canada offrent aux employeurs étrangers plusieurs manières d’engager des télétravailleurs sans obligatoirement créer une société affiliée ou une entité canadienne. Chacune ayant ses avantages et inconvénients, les entités non canadiennes sont invitées à faire leur choix à l’issue d’une analyse exhaustive.

Ogletree Deakins continuera de suivre de près la situation et publiera des mises à jour sur le blogue du cabinet à mesure que de nouvelles informations sont diffusées.

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