Modification de règlements pris en vertu du Code canadien du travail : ce que les employeurs doivent savoir

La Loi n^o 2 d’exécution du budget de 2018 comportait de nombreux changements au Code canadien du travail (le « Code »). À compter du 9 juillet, les employeurs sous réglementation fédérale devront rembourser aux employés les dépenses raisonnables liées au travail (voir « Indemnité de dépenses raisonnables liées au travail »), et fournir dans un délai précis aux employés une déclaration d’emploi écrite indiquant les renseignements relatifs à leur emploi. Dès le 15 décembre, ils devront rendre certains produits menstruels accessibles dans les situations prévues au Code.

Remboursement des dépenses liées au travail

Par suite des changements apportés à la loi, les employeurs devront, sauf exception, rembourser aux employés les dépenses raisonnables liées au travail. Si aucune entente écrite n’établit un autre délai, l’employeur devra s’exécuter dans les 30 jours suivant la présentation d’une demande de remboursement. L’employeur devra évaluer le caractère raisonnable de la dépense et son lien avec le travail. Il se peut que des règles différentes s’appliquent en milieu syndiqué.

Déclaration d’emploi écrite

Par suite de modifications apportées au Code, les employeurs doivent remettre une déclaration d’emploi écrite à leurs employés au plus 90 jours après le 9 juillet. Ils ont l’obligation d’en remettre une aux recrues dans les 30 premiers jours de leur emploi. Selon la loi, ils doivent garder une copie de la déclaration d’emploi d’un employé pour une période de 36 mois suivant la fin de la relation d’emploi. En cas de modification des renseignements fournis initialement, les employeurs disposent de 30 jours pour fournir aux employés une déclaration d’emploi révisée.

La déclaration doit comprendre les renseignements suivants :

1. le nom des parties à la relation d’emploi;
2. le titre du poste et une brève description des fonctions et responsabilités;
3. le lieu de travail (y compris l’adresse);
4. la date de début de l’emploi;
5. la durée de l’emploi;
6. la durée de la période d’essai, selon le cas;
7. les exigences particulières de l’emploi;
8. la formation requise;
9. les heures de travail de l’employé (y compris la façon de les calculer et les règles relatives aux heures supplémentaires);
10. le taux horaire ou le salaire annuel (y compris les taux des heures supplémentaires);
11. la fréquence des paiements;
12. les déductions obligatoires;
13. le remboursement des dépenses liées au travail (processus, autorisation, etc.).

Il y aura sans doute d’importants recoupements entre les déclarations écrites, les lettres d’offre d’emploi et les contrats de travail. Selon la loi, l’employeur doit veiller à ce que la déclaration d’emploi remise aux employés comporte les éléments de contenu additionnels prescrits par le règlement – généralement absents des contrats de travail –, comme les modalités de remboursement des dépenses liées au travail.

Communication des droits et obligations des employés

Outre la déclaration d’emploi écrite, la loi oblige les employeurs sous réglementation fédérale à informer les employés des droits et obligations qui incombent aux employeurs et employés en vertu de la partie III du Code. Les employeurs sont tenus de remettre les documents en question aux employés dans les 90 jours suivant la plus tardive des dates suivantes : i) le 9 juillet 2023 ou ii) le jour où le ministère du Travail rend disponibles les documents.

Dans sa version modifiée, le Code oblige les employeurs à remettre une copie de ces documents aux recrues dans les 30 premiers jours de leur emploi. Ils doivent veiller à ce que les employés obtiennent copie des plus récents documents rendus disponibles par le ministère et à ce que les documents soient affichés et accessibles. Ils sont tenus par la loi de remettre aux employés congédiés une copie des plus récents documents relatifs à leur cessation d’emploi le dernier jour de l’emploi, au plus tard.

Tout manquement à ces nouvelles obligations expose l’employeur à des pénalités allant de 200 $ à 2 000 $, selon sa taille.

Fourniture de produits menstruels

Le 15 décembre, le Règlement modifiant certains règlements pris en vertu du Code canadien du travail (produits menstruels) entrera en vigueur. Par conséquent, les employeurs sous réglementation fédérale seront tenus de fournir des produits menstruels, notamment des tampons et des serviettes sanitaires propres et hygiéniques, dans chaque lieu d’aisances. Ils devront aussi fournir un contenant muni d’un couvercle pour y jeter les produits menstruels dans chaque compartiment des toilettes. S’il n’est pas possible de fournir les produits en question dans un lieu d’aisances, l’employeur a l’obligation de les fournir dans un autre endroit sur le lieu de travail qui est accessible en tout temps par les employés et qui offre un degré raisonnable d’intimité.

Les bureaux de Toronto et de Montréal d’Ogletree Deakins surveillent l’évolution du droit du travail et publieront des mises à jour sur le blogue du cabinet en temps opportun. Les employeurs peuvent également suivre les webinaires et les balados du cabinet, où ils trouveront des renseignements essentiels.

Hugh A. Christie est l’associé directeur du bureau de Toronto d’Ogletree Deakins.

Stephen Shore est associé au bureau de Toronto d’Ogletree Deakins.

Ryan Martin est sociétaire au bureau de Montréal d’Ogletree Deakins.

Christina Kaszap est étudiante en droit et participe actuellement au programme d’été du bureau de Toronto d’Ogletree Deakins.

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