Employeurs de l’Ontario, quelles politiques devez vous mettre en place dans vos milieux de travail?

La loi oblige les employeurs ontariens sous réglementation provinciale (soit la quasi‑totalité des employeurs de la province) à mettre en place un éventail de politiques dans leur milieu de travail. D’autres politiques, sans être obligatoires, sont hautement recommandées. Un employeur qui omet de mettre en place les politiques qui s’imposent dans son milieu de travail engage sa responsabilité, soit parce qu’il a enfreint une loi exigeant une politique précise, soit parce qu’il n’a pas pris des moyens raisonnables pour éviter de manquer à ses obligations à titre d’employeur, et ce, même lorsqu’une politique n’était pas à proprement parler exigée par la loi.

Les politiques « obligatoires »

Les employeurs de l’Ontario doivent instaurer dans leur milieu de travail les politiques ou les plans suivants :

1. Politique sur la violence et le harcèlement au travail : Tous les employeurs en Ontario doivent, dès l’embauche de leur premier employé, avoir une politique pour lutter contre la violence et le harcèlement au travail qui doit être mise par écrit si l’employeur compte au moins cinq employés.
2. Politique sur la santé et la sécurité au travail : Un employeur comptant au moins cinq employés doit avoir une politique écrite en matière de santé et de sécurité au travail.
3. Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO) : Le type d’employeur et la nature de ses activités déterminent combien de politiques destinées aux personnes handicapées il doit mettre en place et la nature de celles‑ci. Les grands employeurs du secteur privé (50 employés ou plus) doivent mettre au point un plan d’accessibilité et une politique pluriannuelle d’accessibilité, tandis que les plus petits employeurs (49 employés ou moins) sont tenus d’avoir un plan d’accessibilité, sans nécessairement devoir le mettre par écrit. Ces exigences viennent s’ajouter à l’obligation de se doter de politiques liées au service à la clientèle et à la multitude d’autres obligations imposées aux employeurs par la LAPHO.
4. Équité salariale : Bien que tous les employeurs comptant au moins 10 employés en Ontario doivent se conformer à la Loi sur l’équité salariale, un plan correspondant doit être mis par écrit pour les employeurs du secteur privé qui comptaient 100 employés au 1^er janvier 1988.

Ces politiques forment l’essentiel de l’ensemble plus vaste d’obligations qui sont imposées aux employeurs par les textes de loi susmentionnés. Il ne faut pas oublier non plus les politiques obligatoires propres à un domaine ou à un lieu de travail que doivent mettre en place les employeurs dans certains secteurs.

Les politiques « hautement recommandées »

Il est fortement recommandé aux employeurs de l’Ontario d’envisager l’élaboration et le déploiement des politiques suivantes :

1. Politique sur les droits de la personne, la lutte contre la discrimination et le harcèlement et la résolution de plaintes : Bien qu’il ne s’agisse pas d’une obligation du Code des droits de la personne de l’Ontario à proprement parler, le Tribunal des droits de la personne de l’Ontario attend de tous les employeurs qu’ils se dotent d’une politique en la matière prévoyant des mesures de protection contre la discrimination et le harcèlement dans le milieu de travail reposant sur des motifs illicites de discrimination ainsi qu’un mécanisme de dépôt de plaintes dans le milieu de travail. Par conséquent, il serait avisé de la part de tous les employeurs en Ontario de déployer une telle politique dans leur milieu de travail.
2. Politique sur les médias sociaux : Plusieurs raisons pourraient inciter un employeur à vouloir mettre en place une politique sur les médias sociaux qui encadre, entre autres choses, les propos et le contenu que peuvent afficher ses employés sur Internet, la manière dont ils devraient s’identifier lorsqu’ils sont actifs sur Internet, et les personnes au sein de l’entreprise qui sont autorisées à parler au nom de l’entreprise. Parmi ces raisons, mentionnons le contrôle de l’information et du message, la confidentialité, et la protection de la propriété intellectuelle.
3. Politiques sur l’utilisation des technologies de l’information et des outils électroniques : Les employeurs devraient faire tout en leur pouvoir pour s’assurer que leurs employés comprennent la différence entre l’utilisation des technologies de l’information à des fins personnelles et à des fins professionnelles et leur donner l’heure juste quant aux attentes raisonnables qu’ils peuvent avoir en matière de vie privée lorsqu’ils utilisent les TI et les ressources électroniques fournies par leur employeur.
4. Politiques sur les conflits d’intérêts, le népotisme et la fraternisation : Des politiques écrites en matière de conflits d’intérêts, de népotisme et de fraternisation peuvent aider les employeurs à tenir leurs employés à l’abri des dangers potentiels et à prendre des mesures disciplinaires à l’endroit d’employés qui font fi de ces lignes directrices.
5. Politiques sur l’assiduité et l’absentéisme : Nombreux sont les employeurs qui trouvent utile d’avoir à leur disposition des politiques pour intervenir auprès des employés qui s’absentent de façon récurrente (absentéisme volontaire), quoiqu’il faille être particulièrement prudent lorsqu’un employé s’absente de façon chronique en raison d’un handicap (absentéisme involontaire).
6. Politique sur les vacances : Une politique qui expose les règles applicables aux vacances pourrait être utile pour éviter toute confusion entourant les droits des employés et de leur employeur relatifs aux vacances et les conflits que peuvent susciter, par exemple, la planification et le report des jours de vacances.
7. Politique sur les heures supplémentaires : Il pourrait être utile pour les employeurs de mettre par écrit une politique sur les heures supplémentaires, particulièrement s’ils veulent contrôler la quantité d’heures supplémentaires effectuée par leurs employés et mettre en place un mécanisme d’approbation préalable ou de surveillance des heures supplémentaires.