Pratiques d’excellence en matière de vérification des antécédents préalable à l’embauche au Canada

Il est pratique courante chez les employeurs de procéder à une vérification des antécédents avant d’embaucher des employés. Il peut s’agir d’une vérification somme toute élémentaire qui se résume aux titres de compétences, au niveau de scolarité et aux références du candidat, comme il peut s’agir d’une vérification plus détaillée pouvant comprendre une vérification du casier judiciaire (parfois appelée « vérification des antécédents criminels ») ou une vérification de l’aptitude à travailler auprès des personnes vulnérables.

De nombreuses raisons peuvent mener un employeur à conclure qu’une vérification des antécédents s’impose. En voici quelques‑unes :

1. S’assurer que le candidat possède les aptitudes nécessaires pour s’acquitter des fonctions du poste sollicité.
2. Avoir la certitude que le candidat n’a pas menti à propos de ses titres de compétences ou de sa scolarité, car le fait de découvrir qu’un employé a menti peut éviter à l’employeur d’embaucher un employé malhonnête.
3. Se protéger contre les allégations de négligence dans son processus d’embauche parce qu’il aurait omis de vérifier que l’employé possède les compétences nécessaires pour le poste.
4. Respecter les exigences imposées par la loi, qui oblige les employeurs à procéder à des vérifications des antécédents pour certains postes, particulièrement ceux qui nécessitent de travailler avec des groupes vulnérables (comme les personnes âgées ou les enfants).

Voici, à l’intention des employeurs, quelques recommandations générales et pratiques d’excellence à suivre pour précéder à des vérifications des antécédents qui pourraient les aider à se protéger contre d’éventuelles plaintes, particulièrement contre des allégations de discrimination pour ne pas avoir retenu un candidat précis :

1. Les vérifications des antécédents ne devraient être effectuées que lorsqu’une offre conditionnelle d’emploi a été faite afin de réduire le risque que le processus d’embauche soit « entaché » par des renseignements mis au jour pendant la vérification des antécédents.
2. Il serait avisé de la part des employeurs de faire appel à un tiers n’ayant aucun rôle à jouer dans le processus d’entrevue pour procéder aux vérifications des antécédents. Ce tiers devrait de préférence être une organisation compétente et indépendante. L’employeur qui ne peut ou ne veut pas retenir les services d’une organisation indépendante pourrait faire appel à un représentant de l’entreprise n’ayant participé d’aucune façon au processus d’embauche.
3. Il est préférable, pour les employeurs, d’obtenir un consentement écrit avant de procéder à une vérification des antécédents, quelle qu’elle soit. De fait, le consentement est obligatoire pour certains types de vérifications des antécédents, comme les enquêtes de crédit, le dossier de conduite et les vérifications du casier judiciaire, mais il serait plus prudent que les employeurs obtiennent un consentement pour tous les types de vérifications des antécédents.
4. Les exigences du poste doivent déterminer les paramètres de la vérification des antécédents qu’il convient d’effectuer. Par exemple, la loi oblige un employeur à procéder à une vérification de l’aptitude à travailler auprès des personnes vulnérables (une forme particulièrement détaillée de vérification des antécédents qui doit être réalisée par la police) pour certains emplois, notamment ceux qui consistent à prendre soin des enfants et des personnes âgées, mais ce type de vérification pourrait ne pas convenir à d’autres types d’emplois.
5. Dans la mesure du possible, l’employeur devrait éviter de poser des questions sur les formulaires de demande d’emploi ou lors des entrevues susceptibles de révéler de l’information sur les motifs de distinction illicites (comme l’âge, la race, les croyances, la situation de famille, l’état matrimonial, etc.).
   1. Par exemple, il est toujours préférable, lorsque l’on cherche à connaître les études réalisées par le candidat, de lui demander uniquement s’il a atteint un niveau de scolarité donné (p. ex. a‑t‑il ou non obtenu son diplôme d’études secondaires), plutôt que de lui demander le nom de son établissement d’enseignement (ce qui pourrait révéler son appartenance religieuse) ou l’année d’obtention de son diplôme (ce qui permettrait de déduire son âge).
   2. L’organisation indépendante chargée de procéder à la vérification des antécédents pourra ultérieurement confirmer les noms des établissements d’enseignement et les dates d’obtention des diplômes.

Il n’existe en Ontario aucune loi en matière de protection des renseignements personnels qui s’applique aux relations d’emploi sous réglementation provinciale. Cependant, dans d’autres provinces et au sein de la fonction publique fédérale, les employeurs doivent aussi prendre garde à respecter les lois régissant la protection des renseignements personnels lorsqu’ils effectuent des vérifications des antécédents.