Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario, troisième partie : Quelles sont mes obligations en tant qu’employeur du secteur privé aux termes des Normes d’accessibilité intégrées établies par la Loi?

Ce texte est le dernier d’une série de trois articles portant sur les obligations des employeurs aux termes de la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO). La première partie traitait de la portée de la Loi et de son applicabilité aux diverses entreprises. La deuxième partie expliquait ce qu’une entreprise doit faire pour se conformer aux Normes d’accessibilité pour les services à la clientèle établies par la Loi. Le présent article se veut une analyse des Normes d’accessibilité intégrées de la Loi qui s’appliquent à l’emploi.

Le règlement sur les Normes d’accessibilité intégrées pris en application de la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario comporte trois types de normes : les normes pour l’information et les communications (partie II); les normes pour l’emploi (partie III); et les normes pour le transport (partie IV). Les normes pour l’information et les communications et les normes pour l’emploi s’appliquent à la plupart des entreprises de l’Ontario, tandis que les normes pour le transport s’appliquent aux fournisseurs de services de transport et aux entités connexes, comme les municipalités et les conseils scolaires (et ne seront pas abordées dans le présent article).

Obligations des employeurs aux termes des normes pour l’information et les communications et des normes pour l’emploi

Les normes pour l’emploi et les normes pour l’information et les communications imposent diverses obligations aux employeurs ontariens. Ces obligations varient selon la nature des activités de l’employeur et le nombre d’employés que compte l’organisation ou l’entreprise.

Petits employeurs

Les obligations suivantes s’appliquent aux employeurs du secteur privé comptant moins de 50 employés en Ontario :

1. L’employeur « élabore, met en œuvre et tient à jour des politiques régissant la façon dont il atteint ou atteindra l’objectif d’accessibilité » en satisfaisant aux exigences qui s’appliquent à sa situation aux termes des Normes d’accessibilité intégrées.
2. L’employeur « tient compte de l’accessibilité pour les personnes handicapées lors de la conception, de l’obtention ou de l’acquisition de guichets libre‑service ».
3. Tous les employés et les bénévoles (et toutes les autres personnes qui fournissent des biens, des services ou des installations pour le compte de l’employeur) doivent recevoir une formation sur les exigences des normes d’accessibilité et sur les dispositions du Code des droits de la personne de l’Ontario qui est en phase avec leurs fonctions. Une formation doit être offerte chaque fois que des changements sont apportés aux politiques de l’employeur.
4. L’employeur qui dispose d’un processus de rétroaction lui permettant de recevoir des observations et d’y répondre veille à ce qu’il soit « accessible aux personnes handicapées en fournissant ou en faisant fournir sur demande des formats accessibles et des aides à la communication ».
5. L’employeur « informe le public de la disponibilité de formats accessibles et d’aides à la communication ».
6. L’employeur qui « prépare des renseignements sur les mesures ou plans d’urgence ou sur la sécurité publique et qui les met à la disposition du public les fournit sur demande dans un format accessible ou avec les aides à la communication appropriées, et ce dès que cela est matériellement possible ».
7. L’employeur « fournit des renseignements individualisés relatifs aux interventions d’urgence sur le lieu de travail aux employés handicapés si ceux‑ci ont besoin de renseignements individualisés en raison de leur handicap et que l’employeur est au courant de leur besoin de mesures d’adaptation en raison de leur handicap ».

À compter du 1^er janvier 2017, les employeurs comptant moins de 50 employés en Ontario verront la liste de leurs obligations s’allonger et devront respecter la plupart des obligations imposées aux grands employeurs.

Grands employeurs

Depuis le 1^er janvier 2016, les obligations qui suivent s’appliquent aux grands employeurs comptant 50 employés ou plus en Ontario, en plus de toutes celles imposées aux petits employeurs et énumérées plus haut :

1. La politique en matière d’accessibilité de l’employeur doit être mise par écrit, comprendre « une déclaration relativement à son engagement envers la satisfaction, en temps opportun, des besoins en matière d’accessibilité des personnes handicapées », être mise à la disposition du public et être fournie sur demande dans un format accessible.
2. L’employeur « établit, met en œuvre, tient à jour et documente un plan d’accessibilité pluriannuel qui décrit sommairement sa stratégie pour prévenir et supprimer les obstacles » à l’accessibilité et satisfaire aux exigences que lui imposent les Normes d’accessibilité intégrées. Ce plan doit être affiché sur son site Web, s’il en a un, et être examiné et actualisé au moins une fois tous les cinq ans.
3. L’employeur tient un dossier sur la formation fournie qui comprend les dates des séances de formation et le nombre de participants.
4. L’employeur « fournit ou fait fournir à la personne handicapée qui le demande des formats accessibles et des aides à la communication en temps opportun et d’une manière qui tient compte des besoins en matière d’accessibilité de la personne qui découlent de son handicap, à un coût qui n’est pas supérieur au coût ordinaire demandé aux autres personnes ». De plus, il « consulte l’auteur de la demande lors de la détermination de la pertinence d’un format accessible ou d’une aide à la communication ».
5. Les sites Web Internet ainsi que leur contenu doivent être conformes aux Règles pour l’accessibilité des contenus Web (WCAG) 2.0 (Niveau AA) du Consortium World Wide Web (avec quelques exceptions).
6. L’employeur « avise ses employés et le public de la disponibilité de mesures d’adaptation pour les candidats handicapés durant son processus de recrutement ».
7. « Durant le processus de recrutement, [l’employeur] avise chaque candidat à un emploi qui est sélectionné pour participer au processus d’évaluation ou au processus de sélection que des mesures d’adaptation sont disponibles sur demande relativement au matériel ou aux processus qui seront utilisés. » L’employeur consulte le candidat sélectionné qui demande une mesure d’adaptation et lui fournit ou lui fait fournir une mesure d’adaptation appropriée d’une manière qui tient compte de ses besoins en matière d’accessibilité qui découlent de son handicap.
8. « [L’employeur] qui offre un emploi au candidat retenu l’avise de ses politiques en matière de mesures d’adaptation pour les employés handicapés. »
9. L’employeur informe ses employés de ses politiques en matière de soutien aux employés handicapés (notamment celles relatives à l’adaptation du lieu de travail) dès que cela est matériellement possible après leur entrée en fonction et leur fournit des renseignements à jour lorsque des modifications sont apportées à ses politiques.
10. L’employeur « consulte l’employé handicapé pour lui fournir ou lui faire fournir des formats accessibles et des aides à la communication » si ce dernier lui en fait la demande afin de lui transmettre l’information nécessaire pour faire son travail et toute autre information généralement mise à la disposition des employés au lieu de travail.
11. L’employeur « élabore et instaure un processus écrit régissant l’élaboration de plans d’adaptation individualisés [(PAI)] et documentés pour les employés handicapés » qui couvre un certain nombre de points :
    1. « la manière dont l’employé qui demande des mesures d’adaptation peut participer à l’élaboration du plan qui le concerne »;
    2. « les moyens utilisés pour évaluer l’employé de façon individuelle »;
    3. « la manière dont l’employeur peut demander une évaluation, à ses frais, par un expert externe du milieu médical ou un autre expert afin de l’aider à déterminer si et comment des mesures d’adaptation peuvent être mises en œuvre »;
    4. la manière dont l’employé peut demander qu’un représentant de son agent négociateur, s’il est représenté par un tel agent, ou un autre représentant du lieu de travail, dans le cas contraire, participe à l’élaboration du PAI;
    5. les mesures prises pour protéger le caractère confidentiel des renseignements personnels concernant l’employé;
    6. la fréquence et le mode de réalisation des réexamens et des actualisations des PAI;
    7. « si l’employé se voit refuser un plan d’adaptation individualisé, la manière dont les motifs du refus lui seront communiqués »;
    8. « les moyens de fournir le plan d’adaptation individualisé dans un format qui tient compte des besoins en matière d’accessibilité de l’employé qui découlent de son handicap ».

Un PAI comprend tous les renseignements relatifs aux formats accessibles et aux aides à la communication mis à la disposition de l’employé (ou du personnel en général) pour qu’il s’acquitte de ses fonctions, et tous les renseignements individualisés relatifs aux interventions d’urgence sur le lieu de travail (le cas échéant), en plus de recenser toute autre mesure d’adaptation devant être fournie à l’employé.

12. L’employeur élabore et instaure un processus de retour au travail à l’intention de ses employés qui sont absents en raison d’un handicap et qui ont besoin de mesures d’adaptation liées à leur handicap afin qu’ils reprennent leur travail, et le documente. Le processus de retour au travail décrit sommairement les mesures que l’employeur prendra pour faciliter le retour au travail des employés et intègre les PAI.
13. L’employeur qui utilise des techniques de gestion du rendement à l’égard de ses employés tient compte des besoins en matière d’accessibilité de ses employés handicapés ainsi que de tout PAI lorsqu’il emploie ces techniques à l’égard d’employés handicapés.
14. L’employeur qui fournit des possibilités de perfectionnement et d’avancement professionnels à ses employés tient compte des besoins en matière d’accessibilité de ses employés handicapés ainsi que de tout PAI lorsqu’il fournit ces possibilités à ses employés handicapés.
15. L’employeur qui réaffecte ses employés (s’entend du fait d’affecter un employé à un autre service ou un autre poste au sein de la même organisation au lieu de le mettre à pied) tient compte des besoins en matière d’accessibilité de ses employés handicapés ainsi que de tout PAI.

Contrairement aux petits employeurs, les grands employeurs sont tenus depuis le 31 décembre 2014 de présenter des rapports sur l’accessibilité tous les trois ans aux termes de l’article 14 de la LAPHO.

Le bureau de Toronto d’Ogletree Deakins se tiendra au fait de tout ce qui entoure la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario et ses exigences en matière de conformité.